Protokoll-Leitfaden

Ausführliche Artikel über das Verfassen von Protokollen gibt es eine ganze Menge. Dieser Leitfaden gibt einen schnellen Überblick über die wichtigsten Aspekte zum Schreiben von Protokollen und konzentriert sich daher auf die beiden gängigsten Protokollvarianten: das Ergebnis- und das Verlaufsprotokoll.

• Gängige Arten von Protokollen
• Allgemeine Hinweise / Tipps
• Checkliste

Gängige Arten von Protokollen

Das Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll ist wahrscheinlich das am meisten genutzte Protokoll, zumindest wenn es sich um Business Termine handelt. Da hierbei im Kern die Ergebnisse festgehalten werden und keine wortwörtliche Wiedergabe von Gesprächen erfolgt, ist es ein effizientes Format zur Information und Dokumentation von Entscheidungen, Aufträgen und Kernaussagen.

Folgende Merkmale sind kennzeichnend:

• kurz und knapp wichtige Ergebnisse festhalten (Entscheidungen, Informationen, Aufträge, Kernaussagen)
• kein Anspruch auf vollständige Wiedergabe aller Redebeiträge (sondern eine Zusammenfassung)
• logische Reihenfolge, keine chronologische Reihenfolge notwendig
• Überblick über alles Wesentliche
• übersichtlich und informativ

Das Verlaufsprotokoll

Das Verlaufsprotokoll beinhaltet nicht nur die Ergebnisse sondern alle Redebeiträge, Argumente und Gegenargumente. Hier soll also eine nachvollziehbare Herleitung der Ergebnisse wiedergegeben werden, was zum Beispiel bei wissenschaftlichen Diskussionen sinnvoll sein kann.

Folgende Merkmale sind kennzeichnend:

• Ablauf knapp und sachlich wiedergeben
• Redebeiträge, Argumente und Gegenargumente wiedergeben (in indirekter Rede)
• sinnvoll bei z.B. Protokollierung eines Experiments, wissenschaftliche Sitzungen etc. (wo eine nachvollziehbare Herleitung zum Ergebnis benötigt wird)
• umfangreich, aufwändig
• chronologisch

Den Extremfall des Verlaufsprotokolls stellt das Wortprotokoll dar, in dem eine wortwörtliche Protokollierung erfolgt. Dies ist natürlich sehr aufwändig zu erstellen und zu lesen, kann aber in einigen Situationen, wie zum Beispiel in Gerichtsverhandlungen, notwendig sein.

Allgemeine Hinweise / Tipps

Generell gilt für alle Protokollarten, dass sie neutral und sachlich verfasst werden. Emotionen oder wertende Aussagen sind fehl am Platz. Außerdem sollten alle Protokolle der besseren Lesbarkeit wegen gut strukturiert (mindestens nach Tagesordnungspunkten) und verständlich formuliert sein, so dass auch Außenstehende die Inhalte verstehen können.

Organisatorische Daten wie Ort, Besprechungsziel, Datum usw. (siehe unten) sollten in jedem Protokoll vorhanden sein. Außerdem werden Protokolle immer im Präsens (Gegenwartsform) verfasst, wobei die Wiedergabe von Meinungen im Konjunktiv (Möglichkeitsform) erfolgt.

Nach Verfassen des Protokolls sollte von allen Beteiligten eine schriftliche Freigabe für das Protokoll erfolgen, so dass es später als Referenz für weitere Besprechungen und Entscheidungen genutzt werden kann.

Allgemeingültige Eigenschaften

• objektiv, neutral und sachlich (keine Wertungen)
• leicht verständlich, keine Bandwurmsätze
• für Aufträge immer einen Verantwortlichen und ein Ziel-Termin festlegen
• Angabe darüber, wer etwas entschieden oder über ein Thema informiert hat
• übersichtliche Gliederung/Struktur
• organisatorische Daten:
• Thema und Ziel des Termins
• Datum
• Ort
• Teilnahmestatus
• Organisator/Ansprechpartner
• Agenda
• Stichpunkte sind erlaubt, wenn alles selbsterklärend ist
• es bietet sich an, die Einträge durchzunummerieren, um leichter Bezug dazu nehmen zu können (z.B. „3.1“ oder „A.2“ o.Ä.)
• im Präsenz schreiben (Gegenwartsform), Meinungen im Konjunktiv (Möglichkeitsform)
• möglichst zeitnah versenden
• alle Abkürzungen erklären
• wird gerne verwendet: Kennzeichnen ob es sich um eine (I)nformation, (E)ntscheidung oder einen (A)uftrag handelt.