Protokoll-Leitfaden

In nur 5 Minuten alles Wissenswerte über Protokolle erfahren!


Ausführliche Artikel über das Verfassen von Protokollen gibt es eine ganze Menge. Dieser Leitfaden gibt einen schnellen Überblick über die wichtigsten Aspekte zum Schreiben von Protokollen und konzentriert sich daher auf die beiden gängigsten Protokollvarianten: das Ergebnis- und das Verlaufsprotokoll.

Gängige Arten von Protokollen

Das Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll ist wahrscheinlich das am meisten genutzte Protokoll, zumindest wenn es sich um Business Termine handelt. Da hierbei im Kern die Ergebnisse festgehalten werden und keine wortwörtliche Wiedergabe von Gesprächen erfolgt, ist es ein effizientes Format zur Information und Dokumentation von Entscheidungen, Aufträgen und Kernaussagen.

Im Prinzip handelt es sich um eine knackige und treffende Zusammenfassung des Termins, die einen Überblick über alle wesentlichen Inhalte bietet.

Folgende Merkmale sind kennzeichnend:

  • kurz und knapp wichtige Ergebnisse festhalten (Entscheidungen, Informationen, Aufträge, Kernaussagen)
  • kein Anspruch auf vollständige Wiedergabe aller Redebeiträge (sondern eine Zusammenfassung)
  • logische Reihenfolge, keine chronologische Reihenfolge notwendig
  • Überblick über alles Wesentliche
  • übersichtlich und informativ

Das Verlaufsprotokoll

Das Verlaufsprotokoll beinhaltet nicht nur die Ergebnisse sondern alle Redebeiträge, Argumente und Gegenargumente. Hier soll also eine nachvollziehbare Herleitung der Ergebnisse wiedergegeben werden, was zum Beispiel bei wissenschaftlichen Diskussionen sinnvoll sein kann.

Überall wo es auf eine vollständige Wiedergabe der Gesprächsinhalte ankommt, bietet sich das Verlaufsprotokoll an.

Folgende Merkmale sind kennzeichnend:

  • Ablauf knapp und sachlich wiedergeben
  • Redebeiträge, Argumente und Gegenargumente wiedergeben (in indirekter Rede)
  • sinnvoll bei z.B. Protokollierung eines Experiments, wissenschaftliche Sitzungen etc. (wo eine nachvollziehbare Herleitung zum Ergebnis benötigt wird)
  • umfangreich, aufwändig
  • chronologisch

Den Extremfall des Verlaufsprotokolls stellt das Wortprotokoll dar, in dem eine wortwörtliche Protokollierung erfolgt. Dies ist natürlich sehr aufwändig zu erstellen und zu lesen, kann aber in einigen Situationen, wie zum Beispiel in Gerichtsverhandlungen, notwendig sein.

Allgemeine Hinweise / Tipps

Generell gilt für alle Protokollarten, dass sie neutral und sachlich verfasst werden. Emotionen oder wertende Aussagen sind fehl am Platz. Außerdem sollten alle Protokolle der besseren Lesbarkeit wegen gut strukturiert (mindestens nach Tagesordnungspunkten) und verständlich formuliert sein, so dass auch Außenstehende die Inhalte verstehen können.

Organisatorische Daten wie Ort, Besprechungsziel, Datum usw. (siehe unten) sollten in jedem Protokoll vorhanden sein. Außerdem werden Protokolle immer im Präsens (Gegenwartsform) verfasst, wobei die Wiedergabe von Meinungen im Konjunktiv (Möglichkeitsform) erfolgt.

Nach Verfassen des Protokolls sollte von allen Beteiligten eine schriftliche Freigabe für das Protokoll erfolgen, so dass es später als Referenz für weitere Besprechungen und Entscheidungen genutzt werden kann.

Allgemeingültige Eigenschaften

  • objektiv, neutral und sachlich (keine Wertungen)
  • leicht verständlich, keine Bandwurmsätze
  • für Aufträge immer einen Verantwortlichen und ein Ziel-Termin festlegen
  • Angabe darüber, wer etwas entschieden oder über ein Thema informiert hat
  • übersichtliche Gliederung/Struktur
  • organisatorische Daten:
    • Thema und Ziel des Termins
    • Datum
    • Ort
    • Teilnahmestatus
    • Organisator/Ansprechpartner
    • Agenda
  • Stichpunkte sind erlaubt, wenn alles selbsterklärend ist
  • es bietet sich an, die Einträge durchzunummerieren, um leichter Bezug dazu nehmen zu können (z.B. „3.1“ oder „A.2“ o.Ä.)
  • im Präsenz schreiben (Gegenwartsform), Meinungen im Konjunktiv (Möglichkeitsform)
  • möglichst zeitnah versenden
  • alle Abkürzungen erklären
  • wird gerne verwendet: Kennzeichnen ob es sich um eine (I)nformation, (E)ntscheidung oder einen (A)uftrag handelt.

Checkliste für Protokolle

Formales

  • Thema bzw. Titel des Termins notiert
  • Datum notiert
  • Ort notiert
  • Teilnahmestatus der Teilnehmer erfasst
  • Organisator bzw. Ansprechpartner vermerkt (bei Bedarf mit Kontaktdaten)
  • Tagesordnungspunkte aufgelistet
  • verständliche Struktur bzw. Gliederung angelegt
  • alle Inhalte im Präsens verfasst (Wiedergabe von Meinungen im Konjunktiv)
  • alle Einträge durchnummeriert
  • alle Abkürzungen erklärt

Inhaltliches

  • alle wesentlichen Inhalte und Kernaussagen erfasst
  • Kennzeichnung für (I)nformation, (E)ntscheidung oder (A)uftrag
  • alle Ansprechpartner und Verantwortliche für die Einträge genannt
  • für alle Aufträgen wurde ein Verantwortlicher und ein Zieltermin festgelegt

Organisatorisches

  • an alle eingeladenen Teilnehmer und relevante Entscheider verteilt
  • ggf. Änderungswünsche eingearbeitet
  • Freigabe von allen Beteiligten schriftlich eingeholt
  • finale Version zur Verfügung gestellt

Checkliste zum Download: Checkliste


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